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Comment organiser une soirée d'entreprise

Vous organisez une soirée pour vos collaborateurs, vos clients ou votre communauté ? Quel que soit le nombre d’invités ou le style de votre événement, vous devrez réfléchir en amont à plusieurs sujets comme le choix du lieu, les animations, la restauration ou encore les prestataires. Quelques pistes de réflexions pour une soirée d’entreprise réussie.

Nos conseils pour organiser une soirée réussie

 

 

  • Le choix de la salle
  • S'organiser autour de l'événement
  • Communiquer sur l'événement

Le choix de la salle

Avant de procéder à la location de la salle, vous aurez, en tant qu’organisateur, un certain nombre de questions à vous poser. Quel type de lieu choisir ? Comment devront être organisés les espaces ? Avec quel équipement ?

Si vous avez bien réfléchi en amont au contenu de la soirée, votre choix de salle n’en sera que plus judicieux !

Le type de lieu

 

Choisissez un lieu adapté au type de soirée que vous souhaitez organisez : un restaurant ou un club pour une soirée conviviale et festive, un cadre prestigieux comme un château ou un centre de congrès pour une soirée de gala, un lieu insolite et décalé si vous souhaitez surprendre vos invités ou encore un lieu culturel ou historique.

La capacité et l'organisation des espaces

 

Veillez à ce que le lieu soit adapté à la fois au nombre de participants (notamment si vous accueillez un public externe) mais aussi aux animations prévues pendant la soirée : aurez-vous besoin d’une scène pour un spectacle ? d’une piste de danse ? Pensez aussi à la commodité des espaces, afin que vos convives puissent se déplacer facilement.

Les équipements

 

Selon le programme de la soirée, vous pourrez avoir besoin d’équipements divers : un pupitre pour les discours, un équipement son et lumière, des écrans géants si les participants sont nombreux, tables et chaises en fonction du mode de restauration choisi.

La localisation et l'accessibilité

 

Parce que votre événement se déroule le soir, vous devrez porter une attention particulière à sa localisation et son accessibilité : le lieu est-il bien desservi par des transports en commun jusqu’à une heure avancée, est-il situé dans un environnement sûr, y a-t-il des hébergements à proximité ? Vous pouvez aussi organiser vous-même le transport de vos hôtes.

Table au château de Goulaine

Les activités et animations

Rien de tel qu’une bonne animation (ou plusieurs !) pour rythmer votre soirée et divertir vos invités. Choisissez-les en fonction de l’ambiance que vous souhaitez créer, et du thème de la soirée s’il y en a un. Voici quelques exemples pour vous mettre sur la voie !

Spectacle

 

Sortez le grand jeu, offrez un spectacle à vos invités : chanson, cirque, théâtre, humour…Faites entrer les artistes !

Animation culinaire

 

Ateliers culinaires, préparations gastronomiques en direct, dégustations…Thème fédérateur s’il en est, la gastronomie offre une multitude d’idées d’animations gourmandes.

Animation musicale

 

Soirée dansante, DJ, groupe de musique, karaoké, quizz musical… optez pour une soirée résolument festive !

Jeux

 

Quizz, jeux de société, jeux d’adresses…marquez des points avec des activités ludiques et favorisez l’esprit d’équipe.

S'organiser autour de l'événement

Quel type de restauration offrir à vos convives ? Faut-il prévoir un hébergement ? De quels prestataires devrez-vous vous entourer ? Encore quelques sujets à ne pas négliger pour un événement réussi.

La restauration

 

Dîner assis, cocktail dinatoire ou food trucks… la restauration sera en adéquation avec l’ambiance et le thème de la soirée. Quelle que soit la formule choisie, assurez-vous d’éviter au maximum toute forme de gaspillage alimentaire.

L'hébergement

 

Si vos convives ne résident pas dans un environnement proche du lieu de la soirée, ils apprécieront que l’hébergement soit organisé. Vous devrez soit vous assurer en amont d’une offre hôtelière adaptée à proximité, soit organiser la soirée et l’hébergement dans un même lieu, comme un hôtel ou un château.

Les prestataires

 

Plusieurs prestataires événementiels pourront contribuer à la réussite de votre soirée : traiteurs événementiels pour la restauration, professionnels de la décoration et de l’équipement pour une ambiance chaleureuse, hôtes et hôtesses pour l’accueil de vos convives, professionnels de l’animation, etc. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez aussi confier toute l’organisation de votre soirée à une agence événementielle.

Communiquer sur l'événement

Si la date de la soirée est à diffuser au plus tôt pour vous assurer de la présence de tous vos invités, vous pourrez communiquer ultérieurement sur le lieu, le programme et les informations pratiques. N’hésitez pas à privilégier la sobriété dans vos outils de communication pour une démarche éco-responsable. 

Sylvie Mazin

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Sylvie Mazin
Chargée d'affaires

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