Votre événement
Comment organiser un salon professionnel ?
Un salon permet de réunir les professionnels d’un même secteur d’activités. S’il est bien organisé et que le succès est au rendez-vous, votre salon pourra rapidement devenir un des rendez-vous incontournables de la profession.
Organiser un salon
Nos conseils pour organiser un salon réussi
Le choix de la salle
Le choix de la salle
Le choix du lieu est le premier critère de réussite de l’organisation de votre salon professionnel. La ville hôte doit être attractive, bien desservie, et disposer d’une capacité hôtelière suffisante pour accueillir à la fois exposants et visiteurs. Quant au site où se déroulera le salon, il devra être accessible et bien adapté à la taille de votre événement.
La capacité
Il vous faut avant tout évaluer le nombre d’exposants et de participants pour déterminer la capacité d’accueil du lieu. Un espace exigu et bondé aux heures d’affluence serait aussi dommageable qu’un lieu surdimensionné. Pour un salon de petite taille, vous pourrez opter pour la salle d’un hôtel ou d’un site événementiel. Un parc d’exposition ou un centre de congrès s’imposera pour un salon de grande envergure.
L'organisation et l'espace
Selon la taille et le contenu de votre salon, vous pourrez avoir besoins d’espaces de différents types : halls d’expositions, salles de conférences, espaces extérieurs…, sans oublier les espaces dédiés à la restauration. Les sites d’accueils de salon proposent souvent des espaces modulables, qui s’organisent en fonction de l’événement.
La localisation et l'accessibilité
Comme pour la ville, l’accessibilité du site s’impose aux organisateurs de salons professionnels. Privilégiez un lieu facile d’accès, bien desservi par les transports en commun et qui dispose d’une capacité de parkings suffisante. Assurez-vous enfin de l’accessibilité du site aux personnes en situation de handicap.
Les activités et animations
Les activités et animations
En dehors des incontournables stands qui permettent aux professionnels de présenter leurs savoir-faire, le salon est souvent rythmé par des temps forts. Démonstrations, remise de prix, conférences…Les idées ne manquent pas pour rendre le programme de votre salon attractif !
Les conférences
Les conférences sont l’occasion d’aborder des sujets spécifiques liées à la thématique générale du salon. Elles donnent la parole à des experts, parfois des sommités, et sont un atout supplémentaire pour attirer les visiteurs.
Démonstrations
Souvent prisées par les visiteurs, les démonstrations donnent à voir le savoir-faire d’une entreprise, mettent en avant un produit, une technique ou valorisent une innovation.
Prix et concours
L’organisation d’un prix ou d’un concours sur un salon est l’occasion de récompenser une innovation, le dynamisme ou la créativité d’une entreprise. C’est aussi un prétexte de rassembler visiteurs et exposants autour d’un temps fort comme la remise de prix.
Rendez-vous BtoB
Aidez les visiteurs et exposants de votre salon à faire du business en organisant des séances de rendez-vous BtoB. Ces rencontres d’affaires feront de votre salon un véritable rendez-vous business pour la profession.
S'organiser autour de l'événement
Vous avez trouvé le lieu de votre salon et réfléchi à son contenu. Pensez aussi à faciliter l’hébergement de vos exposants, à leur offrir des possibilités de restauration variées, et à vous entourer des prestataires événementiels indispensables à la réussite de votre salon
L'hébergement
En tant qu’organisateur, vous devrez veiller à la possibilité d’héberger vos exposants et visiteurs sur toute la durée de votre salon. Choisissez idéalement des hôtels proches du salon ou bien desservis par les transports en commun.
La restauration
La restauration est un critère à ne pas négliger dans l’organisation de votre salon. Vos exposants vont potentiellement passer plusieurs jours sur place, ils devront pouvoir se restaurer rapidement et avoir de préférence plusieurs choix à leur disposition. Il en va de même pour les visiteurs, qui pourront avoir besoin d’un en-cas ou d’une restauration rapide sur place. Restaurants, food-trucks, plateaux-repas, plats à emporter… n’hésitez pas à varier les plaisirs !
Les prestataires
Agencement et équipement des stands, mobilier, décoration, signalétique, audio-visuels, personnel d’accueil, billetterie, badges… Sur un salon, chacun son métier ! Pour un événement réussi, confiez chaque domaine à un prestataire qualifié et reconnu.
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Pas de salon réussi sans une bonne communication ! Communiquez les dates, lieux et informations pratiques à vos exposants le plus en amont possible. Travaillez vos visuels et vos messages pour une promotion efficace de votre salon. Le Bureau des Congrès pourra vous apporter des documents, photos et ressources utile pour illustrer la destination.
