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Comment organiser une formation ?

Parce qu’elle va mobiliser vos collaborateurs plusieurs heures, voire plus d’un jour, l’organisation d’une formation représente un investissement non négligeable pour une entreprise. Pour optimiser ce temps d’apprentissage collectif, il est préférable de s’y prendre à l’avance et de ne laisser aucun détail de côté, du choix de la salle à la restauration.

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Organiser une formation

Nos conseils pour organiser une formation réussie

 

 

  • Le choix de la salle
  • S'organiser autour de l'événement
  • Communiquer sur l'événement

Le choix de la salle

La recherche d’une salle de formation s’avère nécessaire si vous ne disposez pas d’un espace adapté dans vos locaux, ou si vous êtes organisateur de formation pour des tiers. Et même si la grande salle de réunion de l’entreprise s’y prête, sortir du cadre habituel se révèle souvent bénéfique. Ce changement d’environnement permettra à vos équipes d’être pleinement centrées sur le programme.

Le style de salle

 

Selon la nature de la formation, vos objectifs et vos participants, vous pourrez préférer une ambiance sobre et studieuse ou un environnement insolite, plus propice à la créativité. Château, salle de spectacle, restaurant, espace de coworking, hôtel, bateau, équipement sportif… vous trouverez à Nantes et Saint-Nazaire un large éventail de sites adaptés aux formations. 
Quelle que soit votre préférence, deux critères imparables devront guider votre choix : la lumière naturelle, plus favorable pour se concentrer plusieurs heures durant, et un environnement calme. N’hésitez pas à vérifier qu’il n’y a pas de travaux à proximité au moment de votre formation. Enfin, pour le confort des participants, assurez-vous d’une salle tempérée, quelle que soit la saison. 

La capacité et l'organisation des espaces

 

Il va sans dire que la superficie de la salle devra être adaptée au nombre de participants : suffisante pour garantir le confort de chaque personne, sans être pour autant surdimensionnée afin de préserver une ambiance agréable.
Les possibilités d’organisation des espaces sont aussi importantes que la taille. Selon le déroulé de la formation, les participants pourront avoir besoin de travailler en groupe ou de s’isoler, d’être disposés en U ou en ilots, de se déplacer : vous devrez vous assurer au préalable de la modularité du lieu.

Les équipements

 

Veillez à ce que la salle dispose de tous les équipements nécessaires au bon déroulé de la formation : vidéo projecteur, micro, connectique, paper boards, feutres et réserve de papier… Selon la nature de la formation, une salle équipée d’ordinateurs pourra s’avérer indispensable.

La localisation et l'accessibilité

 

Préférez un lieu proche et accessible, d’autant plus s’il s’agit d’une formation courte, sur une demi-journée par exemple. Vous pourrez vous permettre une localisation un peu plus éloignée si la formation est plus longue. Dans ce cas, pensez à organiser un covoiturage ! N’oubliez pas de vérifier que le lieu soit accessible à tous, y compris aux personnes en situation de handicap.

Séminaire

Les activités et animations

Qui dit formation dit généralement ambiance studieuse. Vous surprendrez vos collaborateurs en leur proposant des séances récréatives, lors d’une pause ou en fin de journée : une simple visite du lieu par son hôte ou une animation plus ludique pour détendre les esprits comme un jeu d’extérieur, une séance d’impro théâtrale, un quizz, ou une dégustation

S'organiser autour de la formation

 

La restauration

 

On le sait, ventre affamé n’a point d’oreilles… Pour que la formation soit profitable, la nourriture du corps est à soigner autant que celle de l’esprit. Pour bien démarrer la journée, pensez à offrir un café d’accueil aux participants. Une légère collation sera également bienvenue lors des pauses. Prévoyez en amont l’organisation du déjeuner, soit en réservant un restaurant à proximité ou en commandant des plateaux-repas auprès d’un traiteur.
Après un programme bien dense, prendre un verre dans un bar ou à une terrasse proche sera une bonne occasion de clore la journée dans la convivialité. 

L'hébergement

 

L’hébergement des participants est à prévoir si la formation dure plus d’une journée ou si le lieu est éloigné. Assurez-vous de la proximité d’hôtels aux alentours et de leur disponibilité. Proposer l’hébergement et la formation sur le même lieu, comme un hôtel ou un château, peut s’avérer une bonne alternative.

Les transports

 

L’organisation des transports sur le lieu de formation sera appréciée si celui-ci est éloigné ou peu accessible. Privilégiez des modes de déplacement durables en prévoyant un co-voiturage ou en affrétant un car si le nombre de participants le justifie.

Communiquer sur l'événement

Informez le plus en amont possible vos collaborateurs de la date de la formation, afin qu’elle soit inscrite dans leurs agendas respectifs. Quand vous aurez réservé le site, prévu la restauration, n’hésitez pas à envoyer un programme détaillé à vos participants : présentation du lieu, infos pratiques (accès, horaires), planning, etc.

Sylvie Mazin

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Sylvie Mazin
Chargée d'affaires

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