Le Bureau des Congrès vous aidera à organiser un événement inoubliable sur une destination créative et engagée !
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Comment organiser un congrès ?
De la définition du programme à la tenue de l’événement, l’organisation d’un congrès implique de nombreuses étapes. Comment choisir une salle ? Quelles activités pendant l’événement ? Quelles solutions de restauration et d’hébergement ? Quelles animations pour les accompagnants… ? Tour d’horizon des principales étapes qui attendent l’organisateur d’un congrès.
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Nos conseils pour organiser un congrès réussi
Le choix de la salle
Le choix de la salle
Pour choisir le lieu d’accueil idéal de votre congrès, plusieurs critères sont à prendre en compte : sa localisation et son accessibilité, la capacité d’accueil, l’organisation des espaces et leur modularité, les équipements proposés…
L’équipe du Bureau des Congrès est là pour vous aider à faire votre choix.
La capacité
De quelques centaines à plusieurs milliers de participants, l’organisation d’un congrès exige généralement de trouver une salle d’une grande capacité. Vous trouverez à Nantes et Saint-Nazaire des espaces à la hauteur de votre événement, pouvant accueillir jusqu’à 4500 personnes.
L'organisation et l'espace
Amphithéâtres pour les conférences et plénières, salles plus « cosy » pour les ateliers et tables rondes, espaces d’exposition pouvant accueillir des stands… Le lieu d’accueil de votre congrès devra être modulaire pour s’adapter aux différents contenus de votre événement.
Les équipements
En fonction du contenu et du standing de votre événement, l’équipement de la salle aura toute son importance : mobilier de scène, écrans, éclairage, sonorisation, matériel de projection, cabines de traduction… Les équipes techniques du lieu d’accueil de votre congrès seront à même de vous conseiller.
La localisation et l'accessibilité
Le lieu de votre congrès devra être bien desservi par les transports en commun et facilement accessible depuis la gare et l’aéroport. La proximité ou la facilité d’accès au cœur de ville est un plus. Afin d’inclure tous les publics, il conviendra de vous assurer que le lieu est accessible aux personnes en situation de handicap.
Les activités et animations
Les activités et animations
Vous avez décidé d’organiser un congrès afin de réunir votre communauté. Une fois le thème choisi (s’il y en a un), vous devrez réfléchir au contenu de l’événement : quel programme ? quelles activités ? quelles animations ? Atelier, table ronde, conférence, banquet, soirée de gala… les idées ne manquent pas !
Ces différents formats vous donneront l’occasion de rythmer votre congrès et de répondre à plusieurs objectifs : fédérer vos participants, faire connaître votre sujet ou votre association auprès d’un plus large public, rayonner grâce à l’intervention d’éminentes personnalités, etc.
Les ateliers
Au sein de votre congrès, l’atelier est l’occasion de proposer à un groupe de personnes d’échanger et de réfléchir sur un thème précis. Cette séquence pourra déboucher sur des pistes de travail à approfondir.
Les réunions
La table ronde vous permet de réunir une poignée d’intervenants, des professionnels en lien avec la thématique de votre congrès, et de les faire témoigner et échanger sur leurs pratiques. La fin de la séquence est généralement consacrée à des échanges avec la salle.
Les banquets
Le banquet est l’occasion de célébrer la tenue de votre congrès en réunissant tous les participants lors d’un grand repas. Le choix du décor, de l’ambiance, des plats et éventuellement d’un thème vous permettront de laisser un souvenir mémorable aux convives.
Les expositions
Au sein du congrès, une zone d’exposition permettra à vos participants de présenter leurs travaux, leurs savoir-faire ou innovations. L’exposition pourra s’ouvrir à un public plus large que pour le reste de l’événement.
Les conférences
En plénière d’ouverture, en clôture ou tout au long de l’événement, les conférences sont les temps forts du congrès. Organisées autour d’un thème précis, elles font intervenir une ou quelques personnalités reconnues ou influentes dans le domaine du congrès. Elles sont souvent l’occasion d’inspirer les participants et d’ouvrir de nouvelles perspectives.
S'organiser autour de l'événement
Organiser un congrès, c’est aussi penser aux aspects logistiques et organisationnels liés à l’événement : où seront logés vos participants ? comment vont-ils se restaurer ? que prévoir pour les accompagnants ?
Autant de sujets qui contribueront à la réussite de votre événement.
L'hébergement
Assurer l’hébergement de vos participants fait partie des incontournables de l’organisation de votre congrès. La ville hôte doit proposer un nombre suffisant d’hôtels et de chambres pour être en mesure d’accueillir tous vos participants sur toute la durée de l’événement. Les hôtels seront idéalement situés à proximité du centre de congrès ou bien desservis par les transports en commun.
La restauration
La restauration des participants a toute son importance dans l’organisation de votre congrès. Restauration assise avec un traiteur, panier-repas, food truck, restaurants à proximité… de nombreuses options sont possibles !
Pour les accompagnants
S’il convient de penser à tout pour vos participants, le séjour des accompagnants n’est pas non plus à négliger. Excursions, visites, animations… l’équipe du Bureau des Congrès vous mettra en relation avec les partenaires adaptés pour que votre congrès soit une réussite pour tous !
Communiquer sur l'événement
Communiquer sur l'événement
Que ce soit en amont, pendant ou après votre congrès, vous aurez besoin de communiquer sur votre événement : pour convier vos participants une fois la date choisie, pour rayonner largement auprès de votre communauté, pour annoncer la tenue du congrès dans la ville ou encore, à l’issue de l’événement, pour retrouver les contenus et temps forts. Si vous seul maîtrisez les sujets relatifs à votre congrès, notre équipe pourra vous apporter une aide précieuse pour communiquer sur la destination.
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